你的企业信息化包含印章管理吗?
“盖章时合同成立”——《中华人民共和国合同法》明确了企业印章的法律效力。现代企业在经营过程中,不论是内部管理的红头文件、工作通知书,还是外部合作履约协议、采购合同,只要是略微重大一点的事情都离不开印章进行授权。可以说一枚小小的印章成了企业与企业之间开展业务的桥梁。
企业花费几十、数百万元打造信息化系统,建设流程化管理、加强审批;而在印章管理环节,仅仅使用一张0.2元的A4纸——《印章使用登记表》。纸质表单仅包含合同名称、盖章次数、申请人,不清楚合同具体内容。而更重要的信息:盖章内容是否与审批一致、审批通过的文件是否盖章、公章私用偷盖等均无记录。
印章是企业经营的“卡点”。企业在发展扩张过程中,逐步需要开设分子公司、项目部、合作办事处、加盟代理等等,这些单位手上都持有着与公司关联的印章,遍布全国。即使有ERP、OA等平台对盖章文件进行审批,流程走几十道流程后,印章真实的使用情况仍是无从知晓。
印章使用和管理不规范,往往容易导致公司蒙受经济损失,甚至品牌受损。所以,企业如果能够实时管控住印章,无论是在总部、还是在外地使用,就可以大幅增强公司对于风险的管控能力,约束分子公司规范经营,对于不合规、不合理的总部可以不予盖章。
章管家-印章智慧管理解决方案,运用物联网、智能硬件技术给传统实体印章加上“智能锁”,使其变为一枚可在线实时管控的智能印章。结合管理平台,实现印章使用前有审批、使用中有监控、使用后有存档可追溯,从而帮助企业有效地把控经营过程风险。
章管家独有技术,杜绝违规用章
一盖一码,记录真实盖章内容
章管家独有一盖一码发明专利,盖章时通过手机或盖章设备与印章进行交互确保每一次盖章都能记录下盖章文件内容,并同步上传至管理平台。
防篡改水印
通过审批的文件自动添加防篡改水印,盖章时会自动验证水印,验证通过的文件才能盖章,未通过审批无水印的文件无法盖章。
远程盖章
当重要合同需管理人员实时审核时,即可使用章管家远程盖章功能。管理人员实时审核盖章内容,远程操作印章进行盖章。相当于管理人员“亲临现场”进行盖章。章管家是国内唯一能实现远程控制盖章的小型设备。
多维数据统计、高危行为分析,预警假章
管理平台汇集印章管理、使用、频率等相关数据,进行多维度数据分析。企业可以对印章使用情况进行监测,如一枚印章长期未使用或低频使用、分公司盖章次数与实际签署合同不匹配、已审核文件超期未盖章等。通过对用章高危行为进行提示,可对假章、萝卜章起到一定的预防作用。
章管家管理平台可与企业OA、ERP、钉钉、微信等系统打通对接,实现数据同步和一键登录等功能。
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